Portal para que cada propietario vea solo su inmueble: resumen y KPIs del mes en curso en tiempo real (sin gastos), calendario con el payout neto por noche, ingresos por reserva (payout neto, IVA y neto sin IVA) y, a partir del día 5 del mes siguiente, el reporte del mes con gastos y facturas. Todo sale del mismo cálculo que el Reporte de inmuebles, así que siempre cuadra. Tú decides si sus reservas cuentan por fecha de llegada o de salida y desde qué fecha puede ver información.

Portal: · Entran con su cuenta de Google (el correo que registres) o con su liga personal.

Revisar el portal antes de abrirlo

Ve el portal tal como lo verá el propietario, pero desde la fecha que tú escojas y con todos los meses cerrados disponibles (sin esperar al día 5), para revisar que los reportes estén bien antes de darles acceso.

Inmuebles

Para cada inmueble escoge su vista (reservas por fecha de llegada o de salida), desde qué fecha se puede ver y quién lo ve. Los cambios se guardan solos.

Usuarios del portal

Tú eres el administrador principal. Aquí das o quitas acceso a cada módulo con un check. Quien entra por primera vez con su cuenta @fibrav.mx aparece como solicitud nueva sin acceso hasta que le des permisos. Un usuario marcado como Admin ve todo y también puede administrar usuarios.

Estado de resultados

Operación

Por estancia y noche

Gráficas

Por inmueble

Aquí va cómo se reparte el resultado de cada inmueble entre VIATO y el propietario. Sube el contrato (PDF) para tenerlo a la mano y captura sus condiciones; con eso el Reporte de inmuebles calcula cada mes cuánto le toca a VIATO, cuánto al propietario y si lo que se le pagó cuadra. Tipos: % sobre ventas (VIATO cobra un porcentaje de las ventas y el propietario se queda con el resto del GOP), % sobre ventas por temporada (el porcentaje cambia según el mes), % sobre GOP, tabulador sobre GOP (el porcentaje sube por tramos de margen o de monto del GOP) y renta fija (el propietario recibe un monto fijo y VIATO se queda con el resto).

Realidad operativa: ingresos de las estancias de cada mes (Hostaway, Mews y Cloudbeds, sin IVA y sin comisiones de las plataformas), gastos reales de los formatos de pago y del banco, la nómina operativa real de Cleansational (recibos timbrados más IMSS, Infonavit e ISN), rentas a propietarios, Tatu Café, y lo que salió del banco en inversión, impuestos y deuda. Lo que FIBRA VAC. le transfiere a Cleansational no se cuenta como gasto: se cuenta la nómina que de verdad se pagó. Abajo está el flujo de efectivo real de los estados de cuenta.

Vista contable (Contalink): balanzas de comprobación de FIBRA VAC. y Cleansational. Registra los ingresos cuando se facturan, no cuando ocurre la estancia, por eso no cuadra mes a mes con la operación. Sirve como referencia fiscal.

Estado de resultados

Los 5 estados financieros básicos conforme a las Normas de Información Financiera (NIF): situación financiera (B-6), resultado integral (B-3), cambios en el capital contable (B-4), flujos de efectivo con método indirecto (B-2) y notas. Salen de la balanza de comprobación de Contalink (contabilidad electrónica, cuentas del código agrupador del SAT), así que reflejan la contabilidad (lo facturado y devengado), no la realidad operativa de los otros reportes. Cada empresa por separado; el periodo va dentro de un mismo ejercicio (enero a diciembre, art. 11 del CFF).

Emisiones para firma

Al emitir, los estados se congelan con una huella digital (SHA-256) y un folio: aunque después cambie la contabilidad, lo firmado no cambia. Tú firmas como representante legal desde el sistema; al contador le mandas su liga personal (no necesita cuenta; vence en 45 días). Es una firma electrónica simple con trazo, fecha, hora y sello; no sustituye a la e.firma del SAT, que se usa al presentar declaraciones en el portal del SAT.

Nómina real desde Contalink: los recibos de nómina timbrados (CFDI) de FIBRA VAC. y Cleansational (nómina operativa), y el costo total de nómina según la contabilidad (sueldos, IMSS, Infonavit, ISN y prestaciones). Cada persona se asigna a su inmueble con el centro de trabajo de su expediente en Personas (RH); si no está en RH, sale como "Sin asignar". Se actualiza solo cada 6 horas.

Asimilados (complemento de sueldo por asimilables)

Sube los archivos ASIMILABLES que manda el contador: el de una quincena (hojas NOMINA y ASIMILADOS) o los libros con una hoja por quincena (FIBRA, DENISE, PUERTO_TULUM). Puedes subir varios a la vez. Puerto Escondido se carga a Bora y Tulum a Aluna. El complemento de sueldo e incidencias de cada persona (más la comisión del proveedor) se reparte en los inmuebles igual que su nómina timbrada; las comisiones de CX se quedan en Corporativo porque ya se cargan a cada reserva. Las quincenas sin archivo se estiman con el archivo más cercano.

Reparto del personal que no es fijo

Para quien trabaja en varios inmuebles (centro de costos VARIABLE en RH), pon qué porcentaje de su tiempo estuvo en cada inmueble ese mes. Si no capturas nada se usan los turnos de Breezeway (o parejo entre los inmuebles de su centro si no tiene turnos). Lo que guardes en un mes se sigue usando en los meses siguientes hasta que lo cambies. Quien tiene un solo inmueble en RH va completo a ese inmueble. Aplica a su nómina timbrada y a sus asimilados.

Por mes

Por inmueble

Costo de nómina según la contabilidad

Cargos del mes a las cuentas de gasto de nómina de la balanza de comprobación (incluye cuotas patronales e impuesto sobre nómina, que no salen en los recibos).

Por persona

Turnos en Breezeway (horas por inmueble)

Horas de tareas terminadas por persona y mes. Si una tarea no tiene tiempo registrado, cuenta por número de tareas. Las tareas con varias personas se reparten entre ellas.

Personas de Breezeway sin ligar a su nómina

El sistema las liga solo por nombre o número de empleado. Si no encontró a alguien, escoge a quién corresponde en la nómina.

Propiedades de Breezeway → inmueble

Cada noche reservada muestra el payout neto por noche en pesos (lo que deposita el canal, ya sin su comisión ni la comisión de venta de CX, con IVA). El color es el canal. La fila de cada propiedad suma el payout de sus noches del mes; la fila de abajo, el total de todas las propiedades por día. Toca o pasa el cursor sobre una noche para ver el detalle.

Turnos que usa el sistema para calcular demanda, turno, velocidad y ventas por turno. Puedes editarlos aquí: los cambios se guardan para todo el mes y reemplazan lo que venía del archivo de turnos para ese mes.

Horario: hora de entrada y de salida (si sale después de medianoche, pon la hora de salida aunque sea menor; se toma como del día siguiente). Para meses futuros: elige el mes, usa “Rellenar días vacíos con la última semana” y ajusta lo que cambie, luego Guardar.

Cada reseña de huésped ligada a su estancia. El promedio de cada persona pondera cada reseña según su parte en la atención de ese huésped (respuestas que le dio). Calificaciones en escala de 10.

Reservas que le toca cobrar a CX (directas, motor de reservas, Vrbo, LCO/ECI y Booking en los inmuebles marcados en Ajustes) que ya llegaron (con el filtro “Futuras” ves las que llegan en el próximo mes y aún no están pagadas, para cobrarlas antes), con llegada en el rango (o directas reservadas en el rango) que Hostaway no marca como pagadas. Revisa cada una y márcala: elige el estado y da Guardar: lo que marques como bloqueo, owner stay o pagada fuera de Hostaway sale de la lista y de los cálculos (lo puedes ver en el filtro “Resueltas”). Los bloqueos de limpieza / mantenimiento, bloqueos operativos, owner stays, colaboraciones y reservas en $0 se separan solos (por el nombre con el que se capturan en Hostaway, ej. “RRV - HK - Limpieza”) y no cuentan como no cobradas; puedes verlos con el filtro “Auto”.

Por inmueble

Comisión de venta del equipo CX en reservas directas: 5% de la venta sin IVA. El vendedor sale de las iniciales antes o después del nombre del huésped en Hostaway (DJ Daniel · MF Manuel · AM Adriana · DM Denise). La comisión es del mes en que se hospeda el huésped (mes de llegada), no del mes en que reservó: si reservó en septiembre para llegar en octubre, se paga en octubre. Y se paga solo si la reserva ya está cobrada completa; lo que no está cobrado queda como pendiente. En todos los reportes, la comisión se descuenta del ingreso de la reserva junto con lo que retiene la pasarela de pago (monto real de cada cargo).

Por persona

Directas del periodo sin iniciales

Reservas directas reservadas en el periodo que no traen las iniciales de nadie: no generan comisión hasta que se corrijan en Hostaway (agrega las iniciales antes o después del nombre del huésped).

Todas las reservas de todos los canales en el rango de fechas de arriba. Pagó el huésped = total que cobró el canal al huésped (incluye impuestos y, en Vrbo, la tarifa de servicio al huésped). Payout = lo que el canal nos deposita después de su comisión y cargos. En Airbnb el payout es el que reporta Airbnb (ya descuenta su comisión y los impuestos que Airbnb entera directamente). En directas no hay comisión de OTA (no incluye la comisión de la terminal o pasarela). Pesos: se convierte con el tipo de cambio FIX de Banxico del día del payout (o el último publicado antes, en fines de semana y festivos). Como Hostaway no trae la fecha real del depósito, se estima: Airbnb y Vrbo 1 día después de la llegada; Booking, Expedia y partners en la salida; directas en la llegada. Las reservas en pesos no se convierten. Un * en el TC indica payout futuro: se usa el último FIX publicado.

Reservas reales (Hostaway) que ya debieron pagarse y de las que no ha llegado el dinero completo por ninguna vía: reporte de la OTA, Stripe, Openpay, Hopper o transferencia clasificada en el banco. Mismas columnas que Ingresos (pagó el huésped, comisión, payout, tipo de cambio, IVA) más lo que falta, de qué fecha y cuántos días de atraso. Incluye pagos incompletos (la OTA pagó menos de lo esperado). Plazos para considerarla atrasada: Airbnb 5 días después de la llegada; Booking, Hopper y Expedia 35–40 días después de la salida; Vrbo 10 días; directas 3 días después de la llegada. Los bloqueos y lo que marques como "no se cobra" no aparecen.

Cruce: dinero que entró sin ligar ↔ reservas directas sin cobrar

Transferencias de terceros, depósitos en efectivo y cobros de Openpay o Stripe que llegaron pero no están ligados a ninguna reserva, junto a la reserva directa que más probablemente pagan. Las directas están en USD en Hostaway y el huésped paga en pesos con el tipo de cambio que le dio CX, por eso se acepta hasta ±5% de diferencia; si el nombre del huésped coincide con el del ordenante, la confianza sube. Revisa y dale Ligar; la reserva sale de Cuentas por cobrar y el pago queda clasificado. Si el pago fue menor, la reserva queda como pago incompleto con la diferencia.

Un pago que cubre varias reservas

Un solo depósito o cobro que suma varias reservas sin cobrar: la misma persona o grupo, o la reserva más sus cargos adicionales (limpieza, late check-out, internet). Al ligarlo, el pago se reparte entre las reservas.

Dinero sin ligar que no se parece a ninguna reserva

Si alguno es pago de una o varias reservas, escribe los # de reserva de Hostaway separados por coma y dale Ligar (si son varias, el pago se reparte en proporción a lo que debe cada una).

Gastos capturados en el formulario "NUEVO - Formato de pago (a partir de 1/7/25)". Sin IVA = base imponible; IVA = IVA de la factura; Total = con IVA incluido; A pagar = total − retenciones. La liga abre la factura, ticket o pedido en Drive. "Revisar" marca capturas donde base + IVA no da el total, el IVA no es 16% o la fecha venía mal escrita.

Gastos registrados en los formatos de pago (general, Toreo y Bora) contra los cargos de los estados de cuenta BBVA del mes. Cada cargo se liga con el gasto de su mismo monto y fecha de pago; si una transferencia junta varios gastos del mismo proveedor, se liga por suma. El fondo de inversión y los traspasos entre cuentas propias se apartan (no son gasto). Lo que se clasifica a mano se puede recordar para esa cuenta destino, y los meses siguientes sale solo.

Por cuenta (la 7997 es de Toreo: todo lo que sale de ahí es gasto de Toreo; los traspasos entre nuestras cuentas no cuentan)

Cargos del banco por tipo

Cargos del banco (sin gasto registradotodosligados a un gastoclasificados (automático o a mano)tesorería (fondo y traspasos))

Facturas recibidas del mes sin pago en el banco (Contalink)

Facturas de proveedores timbradas este mes que no encontramos pagadas en el banco: pueden pagarse el mes siguiente, con tarjeta Jeeves o en efectivo, o seguir pendientes de pago.

Gastos marcados como pagados que no aparecen en el banco

Suelen ser compras con tarjeta (Jeeves o débito) o reembolsos que se pagaron junto con otros. Si alguno debió salir por transferencia, revisa que el monto o la fecha de pago del formato estén bien.

Pagados con tarjeta corporativa (Jeeves / Uber)

Tres fuentes por mes: Hostaway (lo que el sistema esperaba cobrar), reporte de la OTA o procesador (lo que dicen que pagaron: Airbnb, Booking, Stripe…) y banco (lo que realmente llegó a las cuentas). Cada depósito del banco se liga por monto y fecha con el pago reportado; lo que no se liga se clasifica por el texto del movimiento.

Por canal

Retenciones de IVA e ISR (CFDI de retenciones de cada plataforma vs. lo que calcula el sistema; la diferencia normal es de tipo de cambio)

Fondo de inversión BBVA (tesorería: subir y bajar del fondo no es ingreso; la diferencia es el rendimiento)

Rendimiento del mes = lo que se bajó − lo que se subió + saldo del fondo al cierre − saldo al cierre del mes anterior. Captura el saldo del fondo al cierre de cada mes (viene en el estado de cuenta del fondo o en la app de BBVA → Inversiones). Si el fondo quedó en cero, pon 0.

Depósitos del banco (todossin origen identificadono son ingreso (traspasos, inversiones))

Reservas con diferencia contra la OTA

Reservas que debieron pagarse y no aparecen en el reporte

Cobros de Openpay sin reserva en Hostaway (o extras que no cubren una reserva)